200分!如何规划电脑里的文件和文件夹???

来源:百度知道 编辑:UC知道 时间:2024/09/22 16:35:23
我在公司里主要做财务和前台,有很多的财务文件和一些客户往来的资料文件。
现在文件很多放到电脑里比较乱,不知道该如何划分目录和起文件名,怎样才能使得这些文件可以条理清楚的存放,使得我好找别人也好找?

大家详细的帮我想想,一定200分送上!
所有工作文档都放到了一个分区下。
目录名和文件名怎么起好呢,希望大家给点例子,不要只是泛泛的说说。

管理好文件的关键,是遵循分类管理这一原则:
一是按文件时间分类,即把你所收录的文件按收录时间段进行分类,如2007年资料、2008年资料等;
二是按文件类型分类,即把你的文件按其类型和性质进行分类,如客户资料、财务文件、报表资料等;
一般来说,管理文件一般是上面两种分类结合进行,比如建立了“2009年资料”这一目录,然后再在这一目录下新建若干类别的子目录(如客户资料、财务文件、报表资料等),今年收录的所有文件就可以分类放在这一目录里面。
这样,文件的存放就十分有条理了。

为了方便查找文件,通常应建立文件索引或文件目录,可以通过excel实现,就是在表格上录入你收录文件的时间、经手人、文件名等等信息,并把文件名和文件建立超链接,这样,其他人要找什么文件,打开索引目录一搜索,他所要的文件信息就立刻出来了,一点击文件名就能打开所需要的文件,多方便。

文件管理其实不是很难的事情,但一下子没法说的那么清楚详尽,只有靠你自己动手实践,发现什么不明白的,再问我吧,只有有空,我一定详细解答。

正如你所说,工作文档统一放到E盘。C盘是操作系统,D盘放一些下载的资料和常用软件。
关键是E盘。
E盘可以这样分配:包含两个文件夹,分别是 财务 和 前台。
这样在财务这个文件夹下可以再细分地放(比如报表,库存,应收应付,发票,报税,等等,你可以按一些财务软件的基本功能来分配你的文件夹,一个功能对应一个文件夹),而前台这个文件夹下也可以根据你的前台的业务来细分。
这里给了这个思路,更细地你也可以按照上面的例子来分配文件夹。

首先存放文件的分区要足够大,至少30G,而且要经常备份,以免数据丢失。

1、注意存放方式:一般文件都应存放在文件夹中,文件夹(及文件夹深度)应该在2-3个适宜,因为这样最适合分类,千万不要太多,或太少,这样不利于存放文件。

2、根据文件内容来编制文件夹名:比如有几百份份客户名单,这个文件夹要根据这些文件的特性来编制,如:客户---名单,

3、根据时间来存放:假设现有2005年、2006年和2007年的报表,你可以这样建立:报表---2005年、2006年、